• Tabela de temporalidade para guarda de documentos trabalhistas e previdenciários
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    O registro da informação tem um valor inestimável para a empresa, usuários e a fiscalização. A guarda de documentos representa segurança para a empresa. Mesmo tendo sido pago, recebido ou entregue, determinadas obrigações poderão ser novamente demandadas por terceiros (empregados, fornecedores, governo etc.) necessitando que a empresa faça prova documental para resguardar sua idoneidade.

    Para conservar a informação é necessária a análise da documentação, que tem como objetivo inventariar o acervo, definir o tipo de documento, a temporalidade, o descarte, a quantidade, a forma de organização e o cadastramento do conteúdo em sistema de Gestão Documental.

    Para a maioria dos documentos a temporalidade é definida por lei. Portanto, os arquivos precisam estar em ambiente seguro e de fácil acesso. O local de guarda pode ser na própria empresa ou serviço terceirizado, que também é um procedimento muito atrativo. A digitalização facilita o processo de consulta à informação, por que nem sempre é necessário o documento original.

    Mesmo com toda evolução tecnológica, a legislação obriga às empresas a manterem seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional, para fins de comprovação de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Para as empresas que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados, respeitando o mesmo prazo prescricional.

    Elaboramos a seguir um roteiro de temporalidade para guarda de documentos:

    Prazo de 2 anos:

    • Aviso Prévio;

    • Pedido de Demissão;

    • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

    Prazo de 5 anos:

    • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) - Artigo 2º, § 1º, da Portaria MTE nº 1.129/2014;

    • Acordo de Compensação;

    • Acordo de Prorrogação de Horas;

    • Atestado Médico;

    • Autorização para descontos não previstos em lei;

    • Cartões, fichas ou livros de marcação de ponto;

    • Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);

    • Comprovante de retenção do IRRF;

    • Documentos relativos às eleições da CIPA;

    • Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

    • Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;

    • Recibo de Abono de Férias;

    • Recibo de Gozo de Férias;

    • Recibo de Adiantamento do 13º Salário;

    • Recibo de 13º Salário;

    • Recibo de Entrega do Requerimento Seguro- Desemprego (SD);

    • Recibos de Adiantamento;

    • Recibos de Pagamento;

    • Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

    • Solicitação da 1ª parcela do 13º Salário;

    • Solicitação de Abono de Férias;

    • Vale-transporte.

    Prazo de 10 anos:

    • PIS/Pasep;

    • Folha de pagamento;

    • Recibo e Ficha de salário-família;

    • Atestados Médicos relativos a afastamento por Incapacidade ou Salário-Maternidade;

    • Guia da Previdência Social (GPS);

    • Salário-Educação.

    Prazo de 20 anos:

    • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

    • Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;

    • Dados obtidos nos Exames Médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do trabalhador;

    • Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

    Prazo de 30 anos:

    • Documentos relativos ao FGTS

    Prazo indeterminado:

    • Livro de Atas da CIPA;

    • Livros de Inspeção do Trabalho;

    • Contrato de Trabalho;

    • Livros ou Fichas de Registro de Empregados;

    • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

    Edição | 1606